Defence Representative in a Departmental Inquiry

Defence Representative in a Departmental Inquiry

A defence representative (DR) has a pivotal role in a departmental inquiry. The DR is tasked with supporting, guiding, and advocating for the Charged Employee (CE) throughout the departmental inquiry process.

In the departmental inquiry, the CE is entitled to a fair hearing, unbiased judgment, and the opportunity to defend themselves. For this, they can seek assistance from another officer or employee for their defence, as outlined in relevant rules and regulations.

Selecting a defence representative is a critical decision for a CE. A DR in the banking industry should have a comprehensive understanding of banking business, including rules, regulations, practices, and procedures.

The DR should carefully study the charges, consider factual and technical defence points, and adeptly utilize evidence to present a robust defence.

Throughout the inquiry process, the DR plays a crucial role in upholding the principles of natural justice. They ensure that the burden of proof lies with the Presenting Officer (PO), challenge charges through evidence and cross-examination, and advocate for the rights of the CE. The DR's commitment to fairness and due process is essential for maintaining the integrity of the departmental inquiry.

In short, the DR serves as a guardian of fairness in a departmental inquiry.

With best wishes, 

Keshav Ram Singhal

Abbreviations

IO = Inquiry Officer / Enquiry Officer / Inquiring Authority 
PO = Presenting Officer
DR = Defence Representative
CE = Charged Employee / Charged Officer
DA = Disciplinary Authority
AA = Appellate Authority 

Article-Extract - Erroneous Memos And Charge Sheets And The Onus Of Proving

 

Article-Extract

From the Desk of Editor, Domestic Enquiry, October-December 2021

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Erroneous Memos And Charge Sheets And The Onus Of Proving

-          Soumya Datta

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Instances of memos and charge sheets issued to officers are increasing exponentially. Most often seen that the allegations and charges are levelled indiscriminately or as a matter of routine without substantiating or providing the relevant instructions of the Bank which have been breached. This attitude appears to be “let the alleged officer defend”. This is nothing but a “hit-run” or “defend if you can” approach.

 

Charge-sheets / memos should be specific, pointing and clearly say what is omission / commission. For that it is necessary to quote the “related instructions” which have been violated along with allegations. Without instruction(s) of the Bank being quoted, Bank cannot allege a breach of it. If the allegations are not indicated detailing the instructions violated, it necessarily means that there is no such instruction at all.

 

Officers who are handling disciplinary proceedings, and more especially the defence counsel / representatives need to pay specific attention and insist for related circular instructions. This is the first and best step of defence.

 

The Presenting Officer has to produce positive evidence to prove the charge. Unfortunately, the Presenting Officers / Enquiry Officers and even the learned Disciplinary Authorities tend to ignore this basic approach of domestic enquiries.

 

The delinquent employee must know what the charges against him are and the nature of misconduct alleged against him and he must get ample opportunity to meet such charges and to defend him by giving proper explanation.

 

If the charges are not precise and definite, the delinquent employee would not be able to understand those charges and defend himself effectively and in such a case, it cannot be said to be a fair and just enquiry.

 

Note – This is an article-extract. For full article, please refer to the courtesy publication.  

 

Courtesy – Domestic Enquiry (October – December 2021) published by All India State Bank Officers’ Federation (AISBOF), Bangalore – 560001.

बैंकों का विलय और अनुशासनात्मक मामलों का निपटान

*बैंकों का विलय और अनुशासनात्मक मामलों का निपटान*

बैंकों के विलय के कारण जो चुनौतियाँ सामने आती हैं, उनमें से एक मानवीय संबंधों के मुद्दों में विशेष रूप से स्थानान्तरण के मामलें होते हैं और दूसरा अनुशासनात्मक मामलों का निपटान होता है। हालांकि सभी सार्वजनिक क्षेत्र के बैंकों में अनुशासनात्मक नियम कमोबेश सामान्य हैं, फिर भी घरेलू जाँच का क्षेत्र काफी हद तक प्रत्येक बैंक में उसकी कार्य-संस्कृति, सांस्कृतिक नैतिकता, ऐतिहासिक पृष्ठभूमि आदि से प्रभावित होता है। विभिन्न बैंकों में की गई अनुशासनात्मक कार्यवाही में अलग-अलग प्रथाएं होती हैं। यह इसलिए होता है क्योंकि - (i) हर बैंक का अनुभव आधार भिन्न होता है, (ii) अनुशासनात्मक मामलों के निष्पक्ष और न्यायसंगत संचालन को सुनिश्चित करने में प्रबंधन द्वारा प्रदान किया गया समर्थन भी हर बैंक में अलग-अलग होता है, (iii) हर बैंक में कामगार यूनियनों / अधिकारी संघों की आंतरिक शक्ति भी भिन्न होती है, जो अच्छी तरह से प्रशिक्षित रक्षा प्रतिनिधियों का सहयोग आरोपित कर्मचारी या आरोपित अधिकारी को उपलब्ध कराते हैं। पिछले कई वर्षों से चार्ज-शीटों की संख्या में बढ़ोतरी हो रही है और कामगार यूनियनों / अधिकारी संघों के सामने यह चुनौती है कि अनुशासनात्मक कार्रवाई के लिए वे अच्छी संख्या में 'रक्षा प्रतिनिधि' उपलब्ध कराएँ। जब भी बैंकों का विलय होता है मानव संसाधन प्रबंधन को लेकर कुछ चुनौतियाँ सामने आती हैं, जिसमें विशेष रूप से यह सुनिश्चित करना होता है कि एक नई इकाई में कर्मचारियों का सुचारुरूप और सामंजस्यपूर्ण एकीकरण हो जाए। जब भी बैंकों का विलय होता है, तो कार्य-नीतियों में छोटे बैंक की तुलना में बड़े बैंक का अधिक प्रभाव होता है।

संक्रमण अवधि (transition period) में बैंकों की प्रमुख चिंता अनुशासनात्मक कार्यवाही से निपटना है। ऐसी जानकारी मिल रही है कि संक्रमण अवधि में चार्जशीट की सँख्या वृद्धि पर हैं क्योंकि बैंक यह चाहते हैं कि लंबित मामले जल्दी से समाप्त हो जाएँ। यदि संक्रमण अवधि में अनुशासनात्मक कार्यवाही के मामले नहीं निपट पाते हैं तो दिक्कत होने की संभावना है, क्योंकि हर बैंक की कार्य संस्कृति में अंतर होता है। फिर एक और चुनौती अनुशासनात्मक मामलों को संभालने की प्रक्रिया है, क्योंकि अनुशासनात्मक कार्यवाही का प्रबंधन हर बैंक में भिन्न होता है। कमोबेश अनुशासनात्मक कार्यवाही संबंधित बैंकों के वरिष्ठ अधिकारियों के रवैये से काफी प्रभावित होती है। इसी तरह, जब भी कोई मामला जहाँ आरोप साबित हो जाते हैं, अनुशासनात्मक प्राधिकारी द्वारा निपटाया जाता है, तो सजा देने में बैंकों के बीच अंतर होता है। विलय के मामले में, बड़े बैंकों का बड़ा भाई रवैया हमेशा कर्मचारियों के दिमाग में मनोवैज्ञानिक तरीके से काम करता है। विलय के पश्चात बैंक में अधिकारियों और साथ ही अवार्ड स्टाफ का एकीकरण उस सीमा तक प्रभावित होता है और इसके परिणामस्वरूप बैंकों में बहुत से अधिकारी और अवार्ड स्टाफ स्वैच्छिक सेवानिवृत्ति लेना चुनते हैं, क्योंकि विलय के बाद बैंक में अनुशासन के नाम पर उन्हें हमले की आशंका होती है और अनजाना डर सताता है।

बैंकों को विलय किए जाने पर प्रत्येक बैंक में अनुशासनात्मक मामलों के प्रबंधन पर विशेष ध्यान देने की आवश्यकता है। इसके लिए बैंकों के विलय के बाद अनुशासनात्मक मामलों को संभालने से पहले अनुशासनात्मक प्राधिकारी को विलय हुए बैंक में प्रचलित अनुशासन, कार्य पद्धति, मानव संसाधन प्रथाओं आदि से सम्बंधित धारणाओं की स्पष्ट समझ होनी चाहिए। यह समझना बहुत जरूरी है कि विलय होने पर बैंक में अनुशासनात्मक कार्यवाही का क्षेत्र बहुत संवेदनशील विषय है। ताकि विलय पश्चात छोटे बैंक के कर्मचारियों और अधिकारियों को यह महसूस नहीं हो कि वे बड़े बैंक प्रबंधन द्वारा उत्पीड़न के अधीन हैं। एक तरफ बैंक प्रबंधन को इस ओर विशेष ध्यान देने की जरुरत है कि त्वरित रूप से अनुशासनात्मक मामले निपटाएं जाएं और साथ ही अधिकारी संघों और अवार्ड स्टाफ यूनियनों को यह देखने के लिए विशेष रुचि लेनी चाहिए कि विलय के समय कार्मिक विभागों में लंबित मुद्दों और मामलों पर प्रबंधन द्वारा ठीक तरह से ध्यान दिया जा रहा है। अधिकारी संघों और अवार्ड स्टाफ यूनियनों को यह ध्यान भी रखना चाहिए कि जो अधिकारी या कर्मचारी अनुशासनात्मक कार्यवाही की जद में आ गए हैं, उन्हें उचित बचाव प्रदान करें ताकि निर्दोष कर्मचारियों और अधिकारियों का उत्पीड़न न हो, क्योंकि शीर्ष स्तर पर अधिकारियों के मन में संभावित पूर्वाग्रह व्याप्त हो सकता है।

- केशव राम सिंघल

FREQUENTLY ASKED QUESTION - 27

FREQUENTLY ASKED QUESTION - 27

Can the Disciplinary Authority (DA) appoint, by an order, one of his superiors as Presenting Officer (PO) and/or Inquiry Officer (IO)?

The procedure to be followed in disciplinary proceedings is generally laid down in Service Rules and Standing Orders made there under.

Yes, in my opinion, DA may appoint, by an order, one of his superiors as PO and/or IO, provided Service Rules and/or Service Rules do not restrict such appointment. While appointing a senior officer to such assignments, the DA should seek a consent from such senior officer.

Readers may differ with my opinion, however, in such a case they may seek legal opinion.

With best wishes,

Keshav Ram Singhal

FREQUENTLY ASKED QUESTION - 26

FREQUENTLY ASKED QUESTION - 26

Can a Zonal Manager be presented as a witness?

Yes, a Zonal Manager may be presented as a witness in a departmental inquiry, if he not a disciplinary authority (DA) or appellate authority (AA) in the departmental inquiry.

The departmental inquiry proceedings have a dual purpose. They are intended (i) to help the Disciplinary Authority (DA) to assess the guilt of the CE with a view to decide further course of action, if any, and (ii) to provide the CE a chance to meet the charges levelled against him and to prove his innocence. Departmental Inquiry proceedings are quasi-judicial, in nature. A judicial approach is necessary while dealing with such cases. The procedure adopted must not only be fair and reasonable but should also bear a convincing appearance that justice has been done.

You must remember that no person shall be a judge in his own case, applies to DA also.

With best wishes,

Keshav Ram Singhal

FREQUENTLY ASKED QUESTION - 25

FREQUENTLY ASKED QUESTION - 25

Can PO present himself as a witness in the departmental inquiry?

In a departmental inquiry, the presenting officer (PO) is appointed by the management and the PO has the right to present its case against the charged employee / charged officer. PO is required to examine the witness in the inquiry. PO's job is to adduce evidence in support of the charge. Generally PO is not a witness in a departmental inquiry. Examining self as a witness by the PO in the inquiry is somewhat difficult. It is suggested that management should appoint a PO, who is not a witness in the inquiry.

With best wishes,

Keshav Ram Singhal

FREQUENTLY ASKED QUESTION - 24

What should be done if there are allegations against the Disciplinary Authority?

Allegations against the Disciplinary Authority

The aggrieved party should brought the matter to the notice of the Appellate Authority with full facts of the allegations.

With best wishes,

Keshav Ram Singhal